Paradigm accompagne la Commune de Jette dans sa démarche d’automatisation

En effet, nul doute que pour les Communes et CPAS gérant de nombreux flux d’informations et de processus au quotidien, l’automatisation présente de nombreux avantages : enjeu écologique, efficacité opérationnelle ou encore amélioration du service rendu aux citoyens, sans perdre de vue la question de la fracture numérique. 

Une collaboration fructueuse 

La collaboration a débuté par plusieurs formulaires développés sur IRISbox et s'est prolongée par le lien fait avec SharePoint pour la récupération des informations.

« La première fois que j'ai vu arriver des formulaires IRISbox directement dans SharePoint à peine quelques minutes plus tard, et cela sans (ré)encodage manuel, j'ai senti une montée d'adrénaline... Dans ma tête c'est allé très vite : j'ai vu tout le potentiel que cela pouvait nous apporter et les suites de la collaboration avec d'autres services communaux et les collègues de Paradigm» explique Sam Buysschaert, Directeur de la gestion stratégique de l'information à la Commune de Jette.

C’est ainsi que la Commune de Jette a pris la décision de transférer à Paradigm l'environnement qui avait déjà été développé afin de collaborer avec la Team Office 365.

Autre succès non négligeable réalisé par nos équipes :  le lien facilité entre SharePoint et BOS pour tout ce qui a trait aux décisions du Collège ou du Conseil. Les avantages sont nombreux : « Auparavant, nous nous promenions avec des papiers sous le bras. Ils étaient placés sur une pile et devaient attendre que le reste des papiers arrive. Tous ces problèmes sont désormais résolus : le dossier complet se trouve maintenant dans SharePoint et toutes les personnes impliquées dans le processus peuvent y accéder, à tout moment. À Jette, beaucoup de processus/demandes doivent être validés par le Collège ou le Conseil, voire même le Bourgmestre. Grâce à notre collaboration avec Paradigm, nous avons pu faciliter ces flux. Les agents qui traitent les demandes ne doivent plus tout réencoder manuellement puisque les informations arrivent directement dans un template. BOS récupère ensuite ce template enrichi des informations indispensables et crée une décision Collège/Conseil, etc. SharePoint nous a permis d’automatiser le processus, depuis la création d’une demande faite par un citoyen jusqu’à la dernière étape du traitement de son dossier. » affirme Sam Buysschaert.

Les facteurs de réussite de ce projet ? La confiance et le contact humain ! « Vous avez en face de vous un partenaire en qui vous avez confiance, vous vous respectez mutuellement et c'est très important pour collaborer. Paradigm, institution régionale, a agi en tant que partenaire à part entière, sans nous dire quoi faire mais bien en nous accompagnant et en nous aidant à concrétiser nos propositions, nos idées et nos besoins. Ensemble, nous sommes en train de bâtir les fondations d'une toute nouvelle maison. Cela va ouvrir des possibilités dans 20, 30, 50 ans. Ça donne envie de trouver encore d'autres projets et d'aller plus loin ensemble. » souligne Sam Buysschaert avant de conclure « C’est quelque chose qu'on n'aurait pas pu faire tout seuls. Heureusement, on a pu collaborer avec les collègues de Paradigm. Je pense que c'est le bon partenaire. »

Prochaines étapes 

Plusieurs accords ont été conclus entre la Commune de Jette et Paradigm afin de réfléchir sur des processus à automatiser. C’est le cas pour le flow des subsides et le flow des primes qui sont actuellement en production. L’objectif ? Automatiser un maximum de processus à l’avenir.

Se pose également la question de la signature électronique qui reste un défi crucial, entre autres pour l’archivage. Une réflexion que mène encore Paradigm et la Commune de Jette et dont eSign pourrait être une piste de solution.

Vous l’aurez compris, les avancées et futurs projets en collaboration avec la Commune de Jette sont multiples et variés. Nous ne manquerons pas de vous tenir informés des prochaines grandes avancées !