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Paradigm accompagne Vivalis et les communes bruxelloises dans la mise en place d’un parcours d'accueil pour les primo-arrivants

Depuis 2021, Paradigm, Vivalis et les communes bruxelloises collaborent pour développer un outil de gestion administrative dans le cadre du parcours d'accueil obligatoire des primo-arrivants à Bruxelles. Pleins feux sur "Bruwelcome", un projet de longue haleine !

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Les équipes de Paradigm, un appui essentiel pour Vivalis (l'Administration de la Cocom)

Depuis 2017, Vivalis est chargée d'organiser la mise en place d'un parcours d'accueil pour les primo-arrivants présents sur le territoire bilingue de la Région bruxelloise. Ce parcours d'accueil est devenu obligatoire le 1er juin 2022.

« Lors de la législature précédente, la Cocom a établi une réglementation afin d’imposer un parcours d’accueil obligatoire aux primo-arrivants présents à Bruxelles. Tout commence à la commune, où les primo-arrivants vont s’inscrire. La commune identifie alors celles et ceux qui vont devoir suivre un parcours d’accueil sur la base d’une série de critères. Nous nous sommes rendu compte rapidement qu’il était impossible pour les communes d’effectuer ces tâches sans outil informatique adapté », explique Tamara Decaluwe, juriste chez Vivalis, l'administration de la Cocom.

C'est dans ce contexte que Vivalis a fait appel, en 2021, aux services de Paradigm. L'objectif ? Développer un outil informatique permettant la digitalisation de toute une série de tâches administratives liées au parcours d'accueil afin de le mettre à disposition des 19 communes bruxelloises, partenaires essentiels dans la mise en œuvre de la réglementation.   

L'équipe de la plateforme CRM régionale, en collaboration avec ses partenaires privés, a mené ce projet ambitieux pendant près de trois ans. 

« Nous avons eu du support de Paradigm lors de la rédaction du cahier de charges et lors de la comparaison des offres. Ils nous ont également aidé durant toutes les discussions avec les équipes techniques. Paradigm a ensuite assuré le rôle de médiateur entre Vivalis et le développeur tout au long du projet. Au début, pour nous faire monter en compétences et ensuite, lors des discussions et pour faire la médiation. C’était très rassurant de se savoir encadré et accompagné. » souligne Tamara Decaluwe.

Focus sur l’outil informatique

 « L’outil informatique qui a été mis en place collecte automatiquement les informations du registre national et indique si la personne doit suivre le parcours d’accueil ou en est exemptée. Grâce à l’outil informatique, la commune sait aussi qu’elle doit envoyer une mise en demeure ou envoyer le dossier chez Vivalis lorsque les délais sont dépassés » nous explique Tamara Decaluwe.

Des résultats sans équivoques

  • Une solution utilisée par les 19 communes de la Région : 100% des communes impliquées
  • Environ 200 agents communaux qui accèdent à la plateforme qui permet d'identifier automatiquement les primo-arrivants qui doivent effectuer un parcours d’accueil et qui permet de vérifier que les personnes suivent et complètent bel et bien leur parcours.
  • Plus de 60 000 pré-dossiers créés automatiquement 
  • Une détection automatique de plus de 8000 primo-arrivants éligibles 
  • Un gain de temps précieux et une accélération du temps de traitement des dossiers pour les communes de la Région bruxelloise et Vivalis. 

« L'outil nous aide aussi de manière significative en facilitant la gestion des sanctions administratives. Il automatise divers processus, y compris le respect des délais et l'exécution des tâches, grâce à des listes préétablies. De plus, il génère de nombreux rapports et statistiques essentiels, fournissant des données cruciales qui nous assistent dans la réponse aux questions parlementaires » souligne Tamara Decaluwe. 

Ces personnes peuvent ensuite réaliser leur parcours chez les BAPAS (Bureau d'Accueil pour Primo-Arrivants et étrangers) soit chez BAPA Bxl, BAPA Via ou BAPA Convivial), qui offrent des parcours en français ou en néerlandais, ou chez BON (het Brussels onthaalbureau voor nieuwkomers), qui offre des parcours en néerlandais.

Les prochaines étapes

Bien que le projet soit récemment terminé avec une dernière grande série de développements supplémentaires, l’équipe CRM de Paradigm continue de le suivre, en se chargeant notamment de la maintenance de l'outil, en ce compris la résolution de bugs. 

En outre, des améliorations de l’outil sont encore prévues dans les prochains mois afin de faire évoluer la solution.

Paradigm, convaincu des bénéfices apportés par cette solution pour les communes de la Région bruxelloise et Vivalis, est fier d’avoir contribué à ce projet d’envergure.