Paradigm begeleidt de gemeente Jette bij haar streven naar automatisering

Het lijdt geen twijfel dat voor gemeenten en OCMW's die dagelijks een groot aantal informatiestromen en processen beheren, automatisering heel wat voordelen biedt: ecologische uitdaging, operationele efficiëntie en een betere dienstverlening aan de burgers, zonder de kwestie van de digitale kloof uit het oog te verliezen. 

Een succesvolle samenwerking 

De samenwerking begon met de ontwikkeling van een aantal formulieren op IRISbox en werd uitgebreid door de koppeling met SharePoint voor het ophalen van informatie.

“De eerste keer dat ik IRISbox-formulieren nauwelijks enkele minuten later rechtstreeks in SharePoint zag terechtkomen, zonder enige handmatige (her)codering, voelde ik een adrenalinestoot... In mijn hoofd ging het toen heel snel: ik zag alle mogelijkheden die het ons kon brengen en de daaruit volgende samenwerking met andere gemeentediensten en collega's van Paradigm”, legt Sam Buysschaert, Directeur Strategisch Informatiebeheer bij de gemeente Jette, uit.

Daarom besloot de gemeente Jette om de omgeving, die al ontwikkeld was om met Team Office 365 te werken, over te dragen aan Paradigm.

Een ander groot succes dat onze teams hebben gerealiseerd is de eenvoudigere koppeling tussen SharePoint en BOS voor alles wat te maken heeft met beslissingen van het College of de Raad. Dit biedt heel wat voordelen: “Vroeger liepen we rond met papieren onder onze arm. Ze werden op een stapel gelegd en we moesten wachten op de overige papieren. Al deze problemen zijn ondertussen opgelost: het volledige dossier staat nu in SharePoint en iedereen die bij het proces betrokken is, kan er op elk ogenblik bij. In Jette moeten veel processen/aanvragen gevalideerd worden door het College of de Raad, of zelfs door de burgemeester. Dankzij onze samenwerking met Paradigm lopen deze stromen veel vlotter. De medewerkers die de aanvragen verwerken, hoeven niet langer alles handmatig opnieuw in te voeren, want de informatie komt rechtstreeks binnen in een template. BOS haalt deze template vervolgens op, aangevuld met de noodzakelijke informatie, en creëert een besluit van het College/de Raad, enz. SharePoint heeft ons in staat gesteld om het proces te automatiseren, van de creatie van een aanvraag door een burger tot de laatste fase van de verwerking van het dossier”, verklaart Sam Buysschaert.

Welke factoren hebben bijgedragen tot het welslagen van dit project? Vertrouwen en menselijk contact! “Voor je staat een partner die je kunt vertrouwen, je respecteert elkaar en dat is heel belangrijk voor een succesvolle samenwerking. Paradigm, een gewestelijke instelling, trad op als een volwaardige partner, die ons niet vertelde wat we moesten doen, maar ons begeleidde en hielp om onze voorstellen, ideeën en behoeften in de praktijk te brengen. Samen bouwen we aan de fundamenten van een gloednieuw huis. Dit opent mogelijkheden over 20, 30, 50 jaar.  Het geeft je zin om nog meer projecten te ontwikkelen en samen verder te gaan,” benadrukt Sam Buysschaert alvorens af te sluiten met: “Het is iets wat we alleen niet hadden kunnen doen. Gelukkig konden we rekenen op de samenwerking met onze collega's van Paradigm. Ik denk dat het de juiste partner is.” 

Volgende stappen 

Er werden een aantal overeenkomsten afgesloten tussen de gemeente Jette en Paradigm om na te denken over manieren om processen te automatiseren. Dit is het geval voor de subsidiestroom en de premiestroom, die momenteel in productie zijn. Het doel? In de toekomst zoveel mogelijk processen automatiseren.

Dan is er nog de kwestie van de elektronische handtekening, die een cruciale uitdaging blijft, onder meer voor de archivering. Paradigm en de gemeente Jette onderzoeken dit probleem nog en eSign zou hiervoor een mogelijke oplossing kunnen zijn.

Zoals je ziet, zijn de vorderingen en toekomstige projecten in samenwerking met de gemeente Jette talrijk en gevarieerd. We houden u uiteraard op de hoogte van de volgende belangrijke ontwikkelingen !