Elektronische facturatie

Een elektronische factuur is een factuur die is ingediend, verstuurd en ontvangen in een gestructureerde digitale vorm waardoor het document automatisch elektronisch kan worden verwerkt.

Let op: facturen die worden verstuurd in andere formaten (zoals pdf, xls, xml, ...), per e-mail of via standaard facturatiesoftware, worden niet beschouwd als elektronische facturen. 

Voortaan zijn elektronische facturen verplicht voor:

• alle overheidsopdrachten die worden aangegaan met een Externe linkgewestelijke overheidsinstelling uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
• overheidsopdrachten voor meer dan € 3.000, afgesloten met Externe linklokale besturen uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 
  

Elektronische facturen bieden heel wat voordelen, zowel voor overheidsinstellingen als voor bedrijven:

1. De gestructureerde elektronische vorm zorgt voor veiligheid: het gedematerialiseerde document gaat via een traceerbaar en beveiligd platform van de leverancier naar de overheid. 
2. Het volledig geautomatiseerde systeem voorkomt menselijke fouten bij het invoeren of adresseren en zorgt bovendien voor een goede opvolging van je facturen.
3. Iedereen kan gebruikmaken van elektronische facturen: zowel zelfstandigen, kmo's als grote bedrijven.
   

Europa heeft het standaardformaat UBL-XML vastgelegd voor gestructureerde facturen en heeft het beveiligde netwerk PEPPOL opgericht om eenvoudig, snel en veilig elektronische facturen uit te wisselen binnen de Europese Unie. De combinatie van die twee elementen maakt het mogelijk om op grote schaal elektronische facturen te gebruiken.

Bedrijven moeten hun facturen versturen via het Europese netwerk Peppol. 

Gebruikers kunnen op verschillende manieren toegang krijgen tot het netwerk: via het ERP-systeem van het bedrijf, via de boekhoudsoftware of via het Mercurius-portaal. 

Overheidsinstellingen ontvangen hun facturen via het Mercurius-portaal, dankzij de interface Fidus.