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Comment envoyer vos factures aux administrations ?
Comment envoyer des factures électroniques ?
Vos factures doivent être envoyées au format XML et adressées directement à votre client via le réseau Peppol.
Attention! Les factures envoyées par e-mail et/ou sous d’autres formats (pdf, xls,…) ne sont pas considérées comme des factures électroniques et ne pourront pas être acceptées par l’administration.
Pour envoyer vos factures électroniques, plusieurs possibilités s’offrent à vous, en fonction de votre système de facturation :
Si vous émettez beaucoup de factures, vous disposez probablement déjà d’un système ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégré). Si votre ERP ne permet pas encore l’envoi de factures via PEPPOL, vous devez adapter votre ERP via votre point d’accès.
Renseignez-vous alors auprès de votre fournisseur ou sur internet pour savoir si votre logiciel prévoit l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol et connaître la marche à suivre.
Votre logiciel ne prévoit pas la facturation via le réseau Peppol ?
2 options s’offrent à vous :
- Optez pour un autre logiciel. Vous trouverez ici une Ouvrir dans une nouvelle fenêtreliste de fournisseurs comptables qui permettent l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol.
- Encodez manuellement votre facture via le portail en ligne Mercurius (plus d’informations ci-dessous).
Si vous envoyez peu de factures vers les administrations publiques, vous pouvez encoder manuellement (et gratuitement) vos factures via le portail en ligne Mercurius :
Pour accéder au portail et envoyer vos factures:Lien externe
- Lien externeCliquez ici pour accéder au portail Mercurius
Connectez-vous au portail :
Êtes-vous la·le représentant·e légal·e de votre entreprise ?
Oui : vous devriez alors avoir par défaut un accès direct au portail Mercurius.
Non : demandez votre accès via Ouvrir dans une nouvelle fenêtrele formulaire en ligne « Demande de rôle ».
Pour plus d’infos sur les modalités d’accès au portail Mercurius: Ouvrir dans une nouvelle fenêtrecliquez ici ou contactez directement le Ouvrir dans une nouvelle fenêtrehelpdesk Mercurius.
Encodez votre facture dans Mercurius
Une fois connecté·e, vous pouvez encoder manuellement les différents champs de votre facture (coordonnées du client, n° de facture, date d’échéance…) et y joindre une annexe (PDF, Word…).
Cliquez sur « Envoyer » et votre facture sera automatiquement envoyée au format électronique à votre client.
Consultez le statut de votre facture
Pour toute information concernant le statut de votre facture, rendez-vous sur la Lien externepage d’aide Mercurius ou contactez directement le service comptabilité de votre client.
Documents utiles
Guide sur la facturation électronique
Coordonnées des administrations bruxelloises pour l'envoi de factures électroniques
Questions fréquentes
Les factures envoyées aux administrations publiques doivent être envoyées au format électronique, c’est-à-dire via le réseau Peppol et au format XML. Une facture envoyée par e-mail au format PDF n’est pas considérée comme une facture électronique.
Différentes options existent selon le système que vous utilisez pour générer et envoyer vos factures.
Vous trouverez plus d’informations dans notre Lien externeguide d’utilisation.
Les administrations publiques n’ont pas de n° de TVA.
Pour l’envoi de factures électroniques, vous pouvez utiliser soit le n° d’entreprise de l’administration, soit son n° de référence Peppol.
Vous trouverez ici les coordonnées (nom, n° d’entreprise, identifiant Peppol) des principales administrations publiques bruxelloises : Lien externecoordonnées des administrations bruxelloises.
Si vous ne trouverez pas une administration dans la liste, merci de contacter directement votre personne de contact au sein de cette administration, qui pourra vous fournir l’information recherchée.
Pour accéder à la plateforme Mercurius, il faut être représentant légal de votre entreprise ou avoir reçu l’autorisation d’envoyer des factures au nom de votre entreprise. Lien externePlus d’informations ici
Pour toute autre question, contactez directement le Lien externeservice de support Mercurius du SPF BOSA
Pour toutes questions concernant la plateforme en ligne Mercurius (accès, envoi d’une facture, souci technique,…), merci de prendre connaissance des Lien externequestions fréquentes ou de contacter directement le Lien externeservice support du SPF BOSA.
Les factures envoyées aux administrations publiques belges doivent être envoyées au format électronique, c’est-à-dire via le réseau Peppol et au format XML.
Différentes options existent selon le système que vous utilisez pour générer et envoyer vos factures.
Vous trouverez plus d’informations dans notre Lien externeguide d’utilisation.
Si votre entreprise est établie à l’étranger (et ne dispose pas d’un n° de TVA belge), vous ne pouvez pas encoder manuellement votre facture sur le portail Mercurius, disponible uniquement pour les entreprises avec un n° d’entreprise belge.
Il vous faudra donc trouver un autre logiciel comptable qui est compatible avec l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol : Lien externeListe de fournisseurs
Pour savoir si votre facture a bien été réceptionnée, connaitre le statut de paiement de votre facture ou envoyer un rappel de paiement, merci de contacter directement votre personne de contact ou le service comptabilité de votre client.
Selon la réglementation belge, les factures envoyées aux administrations publiques doivent être envoyées au format électronique, c’est-à-dire via le réseau Peppol et au format XML.
Une facture envoyée par e-mail au format PDF n’est pas considérée comme une facture électronique.
Différentes options existent selon le système que vous utilisez pour générer et envoyer vos factures.
Vous trouverez plus d’informations dans notre Lien externeguide d’utilisation.
Besoin d'aide ?
- Une question concernant le portail Mercurius, son accès ou l’encodage d’une facture ? Lien externeLe Helpdesk Mercurius est là pour vous guider.
- Une question concernant le statut ou paiement de votre facture ? Le service comptabilité de votre client sera le mieux placé pour vous renseigner.
- Une question sur la facture électronique ? Consultez notre Ouvrir dans une nouvelle fenêtreguide sur la facturation électronique ou à contactez notre équipe à l’adresse info-efact@sprb.brussels