BOS (BO Secretariaat)
De digitalisering en centralisering van het beheer van vergaderingen en beraadslagingen.
Voorstelling van de dienst
BOS is een beveiligd onlineplatform dat gewijd is aan het elektronisch beheer van beraadslagingsprocessen voor verschillende raden en bestuursorganen (regering, gemeenteraad, OCMW, politiezones, enz.).
Via een eenvoudige internetverbinding centraliseert BOS alle dossiers in één enkele toepassing. Hierdoor kunnen alle betrokken actoren (politieke mandatarissen, secretarissen, directeurs, behandelende ambtenaren, …) de informatie efficiënt beheren, raadplegen en valideren.
De toepassing draagt bij tot een aanzienlijke vermindering van het papierverbruik en vereenvoudigt de voorbereiding en de opvolging van de vergaderingen.
Belangrijkste kenmerken:
- Centralisatie van alle dossiers en bijlagen in één platform
- Aanmaak en indiening van dossiers op de agenda (College, Raad, Vast Bureau, enz.)
- Opvolging van de voortgang van dossiers en genomen beslissingen
- Raadpleging van agenda’s, notulen, uittreksels en registers
- Online beheer van vergaderingen door de bevoegde overheden
- Hulpmiddelen voor validatie en verspreiding van beslissingen
- Planning en opmaak van agenda’s door de secretariaten
Voordelen:
- Een vereenvoudigd en gecentraliseerd beheer van vergaderingen en beraadslagingen
- Een aanzienlijke vermindering van het papierverbruik
- Betere traceerbaarheid en transparantie van beslissingen
- Tijdsbesparing voor secretariaten en mandatarissen
- Veilige toegankelijkheid voor alle betrokkenen, waar zij zich ook bevinden