U bent een bedrijf
Hoe verstuur uw facturen naar een overheidsinstelling ?
Hoe elektronische facturen opsturen?
Uw facturen moeten in XML-formaat en rechtstreeks naar uw klant via het Peppol-netwerk worden verzonden.
Let op: facturen die per e-mail en/of in andere formaten (pdf, xls, ...) worden verstuurd, worden niet beschouwd als elektronische facturen en worden niet aanvaard door overheidsinstellingen.
Afhankelijk van uw facturatiesysteem zijn er verschillende manieren om uw e-facturen te versturen:
Indien u veel facturen maakt, heeft u wellicht al een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning of een geïntegreerd beheersysteem).
Kan u nog geen facturen via je ERP versturen, dan zal je het systeem moeten aanpassen via je toegangspunt.
Vraag na bij uw leverancier of zoek op het internet of u met uw software elektronische facturen via het netwerk Peppol kan versturen en zo ja, welke procedure uw moet volgen.
Ondersteunt uw software geen facturatie via het netwerk Peppol?
Dan hebt u 2 opties:
- Zoek een andere software. Open a new vensterDit is een lijst van aanbieders van boekhoudsoftware waarmee u elektronische facturen kan versturen via het netwerk Peppol.
- Voer handmatig uw facturen in via het online Mercurius-portaal (meer info hieronder).
Verstuur u weinig facturen naar overheidsinstellingen, dan kan u ze ook handmatig (en gratis) invoeren via het Mercurius-portaal:
- Externe linkKlik hier om toegang te krijgen tot het Mercurius-portaal
Log in op het portaal :
Bent u de wettelijke vertegenwoordiger van uw bedrijf?
Ja: dan zou u automatisch een rechtstreekse toegang moeten hebben tot het Mercurius-portaal.
Nee: vraag uw toegang aan via het Open a new vensteronlineformulier 'Rolaanvraag'.
Voor meer info over de toegang tot het Mercurius-portaal: Externe linkKlik hier of contacteer rechtstreeks de Open a new vensterMercurius helpdesk.
Voer uw factuur in op Mercurius
Wanneer u bent ingelogd, kan u de verschillende velden van uw factuur handmatig invoeren (klantgegevens, factuurnummer, vervaldatum, ...), samen met een bijlage (PDF, Word, ...).
Klik op 'Versturen' en uw factuur wordt automatisch in elektronisch formaat naar uw klant verstuurd.
Controleer de status van uw factuur
Wilt u meer info over de status van uw factuur? Ga dan naar de Open a new vensterhelppagina of neem rechtstreeks contact op met de boekhoudafdeling van uw klant.
Nuttige documenten
Gids over elektronische facturatie
Contactgegevens van de Brusselse overheidsdiensten voor het versturen van elektronische facturen
Veelgestelde vragen
De facturen die naar overheidsdiensten worden verstuurd, moeten in elektronisch formaat worden verstuurd, dat wil zeggen: via het Peppol-netwerk en in XML-formaat. Een factuur die via e-mail in pdf-formaat wordt verzonden, geldt dus niet als een elektronische factuur.
Naargelang het systeem dat u gebruikt om uw facturen te genereren en te versturen, bestaan er verschillende opties.
Meer info is te vinden in onze Open a new venstergebruikershandleiding.
Overheidsdiensten hebben geen btw-nummer.
Om elektronische facturen te versturen, kunt u hetzij het ondernemingsnummer, hetzij het Peppol-referentienummer van de overheidsdienst gebruiken.
Hier vindt u de contactgegevens (naam, ondernemingsnummer, Peppol-referentie) van de voornaamste overheidsdiensten in Brussel: Open a new venstercontactgegevens van de Brusselse overheidsdiensten.
Als u een bepaalde administratie niet in de lijst vindt, neem dan rechtstreeks contact op met uw contactpersoon bij die administratie, die u de gezochte informatie kan bezorgen.
Om toegang te krijgen tot het Mercurius-platform moet u een wettelijke vertegenwoordiger zijn van uw onderneming of moet u gemachtigd zijn om facturen te verzenden in naam van uw onderneming. Open a new vensterMeer info hier
Als u nog andere vragen hebt, neem dan rechtstreeks contact op met Open a new vensterMercurius-ondersteuningsdienst van de FOD BOSA.
Als u vragen hebt over het onlineplatform Mercurius (toegang, versturen van een factuur, technische problemen, …), lees dan de Open a new venstervaak gestelde vragen of neem rechtstreeks contact op met de Open a new vensterondersteuningsdienst van de FOD BOSA.
De facturen die naar Belgische overheidsdiensten worden verstuurd, moeten in elektronisch formaat worden verstuurd, dat wil zeggen: via het Peppol-netwerk en in XML-formaat.
Naargelang het systeem dat u gebruikt om uw facturen te genereren en te versturen, bestaan er verschillende opties.
Meer info is te vinden in onze Open a new venstergebruikershandleiding.
Als uw onderneming in het buitenland is gevestigd (en geen Belgisch btw-nummer heeft), dan kunt u uw factuur niet handmatig invoeren op het Mercurius-portaal, dat alleen beschikbaar is voor ondernemingen met een Belgisch ondernemingsnummer.
U zult dus andere boekhoudsoftware moeten vinden die compatibel is met het versturen van elektronische facturen via het Peppol-netwerk: Externe linkLijst van leveranciers
Als u wilt weten of uw factuur is ontvangen, de betalingsstatus van de factuur wilt weten of een betalingsherinnering wilt sturen, neem dan rechtstreeks contact op met uw contactpersoon of de dienst boekhouding van uw klant.
Volgens de Belgische regelgeving moeten facturen die naar overheidsdiensten worden verstuurd in elektronisch formaat worden verstuurd, dat wil zeggen: via het Peppol-netwerk en in XML-formaat.
Een factuur die via e-mail in pdf-formaat wordt verzonden, geldt dus niet als een elektronische factuur.
Naargelang het systeem dat u gebruikt om uw facturen te genereren en te versturen, bestaan er verschillende opties.
Meer info is te vinden in onze Externe linkgebruikershandleiding.
Hulp nodig ?
- Een vraag over het Mercurius-portaal, hoe je toegang krijgt of hoe je een factuur invoert?
De Open a new vensterHelpdesk van Mercurius helpt u graag verder. - Een vraag over de status of de betaling van uw factuur?
De boekhoudafdeling van uw klant zal u het best van dienst kunnen zijn. - Een vraag over elektronische facturen? Lees onze Open a new venstergids over elektronische facturen