Paradigm begeleidt Vivalis en de Brusselse gemeenten bij de uitrol van een onthaaltraject voor nieuwkomers

Sinds 2017 is Vivalis belast met het organiseren van een onthaaltraject voor nieuwkomers op het tweetalige grondgebied van het Brussels Gewest. Dit onthaaltraject is verplicht sinds 1 juni 2022.

"In de vorige legislatuur heeft de GGC-regelgeving vastgelegd om nieuwkomers in Brussel verplicht een onthaaltraject op te leggen. Alles begint bij de gemeente, waar aankomelingen zich inschrijven. De gemeente identificeert degenen die een onthaaltraject moeten volgen op basis van een reeks criteria. We beseften al snel dat het voor de gemeenten onmogelijk was deze taken uit te voeren zonder aangepaste IT-tools", legt Tamara Decaluwe, juriste bij Vivalis, de administratie van de GGC, uit.

In deze context heeft Vivalis in 2021 een beroep gedaan op de diensten van Paradigm. Het doel? Het ontwikkelen van een IT-tool voor de digitalisering van een reeks administratieve taken m.b.t. het onthaaltraject, om deze ter beschikking te stellen van de 19 Brusselse gemeenten, essentiële partners bij de uitvoering van de wetgeving.

Het team van het gewestelijke crm-platform, in samenwerking met private partners, leidde dit ambitieuze project gedurende bijna drie jaar.

"We kregen ondersteuning van Paradigm bij het opstellen van het bestek en bij het vergelijken van de offertes. Ze hielpen ons ook tijdens alle gesprekken met de technische teams. Paradigm trad vervolgens op als bemiddelaar tussen Vivalis en de ontwikkelaar gedurende het hele project. In het begin om onze vaardigheden te vergroten en daarna bij de gesprekken en bemiddeling. Het was geruststellend om te weten dat we begeleid werden", benadrukt Tamara Decaluwe.

"De uitgerolde IT-tool verzamelt automatisch informatie uit het rijksregister en geeft aan of de persoon het onthaaltraject moet volgen of ervan vrijgesteld is. Dankzij de tool weet de gemeente ook of ze een aanmaning moet zenden of het dossier naar Vivalis moet sturen wanneer de termijnen zijn overschreden", legt Tamara Decaluwe uit.

• Een oplossing gebruikt door alle 19 gemeenten van het Gewest: 100% betrokken gemeenten.
• Ongeveer 200 gemeenteambtenaren die toegang hebben tot het platform, waarmee automatisch nieuwkomers worden geïdentificeerd die het onthaaltraject moeten volgen en waarmee kan worden gecontroleerd of mensen hun traject daadwerkelijk volgen en afronden.
• Meer dan 60.000 automatisch aangemaakte pre-dossiers.
• Automatische detectie van meer dan 8000 in aanmerking komende nieuwkomers.
• Tijdbesparing en versnelling van de verwerkingstijden voor de gemeenten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Vivalis.

"De tool helpt ons ook aanzienlijk door het beheer van administratieve sancties te vergemakkelijken. Hij automatiseert verschillende processen, inclusief het naleven van deadlines en het uitvoeren van taken, dankzij vooraf ingestelde lijsten. Bovendien genereert hij veel essentiële rapporten en statistieken, die cruciale gegevens leveren die ons helpen bij het beantwoorden van parlementaire vragen", benadrukt Tamara Decaluwe.

Deze personen kunnen vervolgens hun traject volgen bij BAPA (Onthaalbureau voor Nieuwkomers en vreemdelingen), hetzij bij BAPA Bxl, BAPA Via of BAPA Convivial, die trajecten in het Frans of het Nederlands aanbieden, of bij BON (het Brussels Onthaalbureau voor Nieuwkomers), dat trajecten in het Nederlands aanbiedt.

Hoewel het project onlangs is afgerond met een laatste reeks aanvullende ontwikkelingen, blijft het crm-team van Paradigm de opvolging verzorgen, met name door het onderhoud van de tool op zich te nemen, inclusief het oplossen van bugs. 

Bovendien zijn verbeteringen van de tool gepland in de komende maanden om de oplossing verder te ontwikkelen. 

Paradigm, overtuigd van de voordelen die deze oplossing biedt voor de gemeenten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Vivalis, is trots bijgedragen te hebben aan dit ambitieuze project.